Компания “Райман Групп” представляет собственную разработку: Программный комплекс “Тайфун” для автоматизации охранного предприятия.
“Тайфун” помогает поддерживать порядок в личных делах сотрудников, контролировать документы и сроки, организовывать работу специалистов и видеть общую ситуацию по всем офисам организации. Тайфун развивается и регулярно обновляется. После обновления специалисты могут посмотреть краткое описание добавленных функций и исправлений в разделе «Что нового».
Основные возможности:
| Единая база сотрудников Карточки сотрудников, документы, скан-копии и основные сведения находятся в одной системе. | Контроль личных дел Программа показывает заполненность личного дела и подсказывает, каких данных или документов не хватает. |
| Контроль сроков Документы с приближающимся сроком окончания и просроченные документы автоматически попадают в зону внимания. | Задачи специалистам Руководитель ставит задачи, назначает исполнителей, устанавливает сроки и контролирует выполнение. |
| Несколько офисов Данные разделяются по офисам, а руководство получает единый контроль по всей организации. | Разные уровни доступа Администратор, руководитель, главный специалист и специалист получают только необходимые им функции. |
| Статистика и аналитика KPI, рейтинг и динамика работы помогают дополнительно оценивать специалистов и офисы. |
База сотрудников
Ведётся единая база сотрудников охранной организации. Для каждого сотрудника создаётся отдельная карточка, в которой собраны основные персональные данные, контакты, фотография, сведения о трудоустройстве, организация, офис, документы и скан-копии. По каждому сотруднику виден процент заполненности личного дела.
Система подсказывает, каких сведений или документов не хватает.
Поиск, сортировка и фильтры помогают быстро находить нужную карточку.
Действующие и уволенные сотрудники учитываются отдельно.
Документы и скан-копии
Документы и их скан-копии хранятся непосредственно в карточке сотрудника. Специалисту не нужно искать сведения по отдельным таблицам, папкам и компьютерам.
Основные сведения по сотруднику находятся в одном месте.
Наличие документов и сканов учитывается при оценке заполненности личного дела.
Доступ к данным зависит от уровня доступа специалиста.
Контроль сроков документов
Контроль сроков — одна из ключевых функций Тайфуна. Программа отслеживает документы с приближающимся сроком окончания, уже просроченные документы и позиции, которые требуют замены или обновления.
Информация о важных сроках выводится на главном экране. Ответственные специалисты заранее видят, какие документы требуют внимания. Автоматические напоминания снижают риск пропустить окончание срока.
Руководитель видит общую ситуацию по организации и отдельным офисам.
Задачи и контроль выполнения
Руководитель или администратор может ставить задачи одному или нескольким специалистам. Для задачи указываются исполнители, срок и описание.
Специалист получает задачу и меняет её статус по мере выполнения.
Руководитель видит текущие, выполненные и просроченные задачи. Если задача назначена нескольким специалистам, каждый исполнитель закрывает свою часть отдельно.
Выполненная задача может быть отправлена руководителю на проверку.
Работа нескольких офисов
“Тайфун” подходит для охранных организаций с несколькими офисами или подразделениями. Данные можно разделять по офисам, сохраняя единый контроль со стороны руководства.
Руководитель видит данные и показатели по всей организации.
Главный специалист контролирует свой офис.
Специалисты работают с данными в пределах предоставленных им прав.
Сравнение офисов дополняется статистикой и аналитикой.
Статистика, KPI и рейтинг
В “Тайфуне” предусмотрены статистика, KPI и рейтинг специалистов. Это дополнительный инструмент для руководителя, а не единственный способ оценки работы.
Можно смотреть динамику работы за выбранный период.
Учитываются качество ведения базы, объём работы и выполнение задач. Доступно сравнение специалистов и офисов. Результаты помогают заметить проблемы и разобраться в причинах.
Уровни доступа
В “Тайфуне” предусмотрены разные уровни доступа. Каждый человек видит только те данные и действия, которые необходимы ему для работы.
| Уровеньдоступа | Основные возможности |
| Администратор | Полный доступ к программе, настройкам, учётным записям, обновлениям и системным функциям. |
| Руководитель | Видит данные всех офисов, контролирует качество базы, сроки, задачи и показатели. Ставит задачи и информационные сообщения. |
| Главный специалист | Контролирует свой офис и видит офисную статистику и аналитику. |
| Специалист | Ведёт карточки сотрудников, добавляет документы и скан-копии, получает и выполняет задачи. |
Что получает руководитель
- Единую базу сотрудников и документов.
- Контроль заполненности личных дел.
- Контроль сроков и просроченных документов.
- Понимание текущей работы специалистов.
- Общую картину по нескольким офисам.
- Постановку задач и контроль их выполнения.
- Дополнительную статистику и аналитику.
- Меньше отдельных таблиц, папок и ручных списков.
Функции в разработке
Модуль «Автотранспорт»
Разрабатывается отдельный модуль для управления автотранспортом:
- карточки автомобилей;
- список водителей;
- назначение водителей на автомобили и история назначений;
- журнал пробега и корректировки показаний;
- фотографии одометра;
- контроль документов автомобиля;
- сменные отчёты;
- учёт маршрутов и заправок;
- фиксация неисправностей и повреждений;
- расходы и обслуживание.